Strukturierte Arbeitsweise lernen? Na klar, in 3 Schritten.
Das erwartet dich in diesem Blogartikel:
Struktur: Es gibt Leute, die kann man mit dem Wörtchen schnell in die Flucht schlagen. Häufig ist es negativ behaftet, weil man es ungerechterweise mit verstaubt, starr und unflexibel assoziiert.
Dem kleinen Bruder, dem “strukturierten Arbeiten”, geht es da oftmals nicht anders. Häufig steht er auch nur beschämt in der Ecke, weil man ihn für zu verkopft und für zu wenig spontan hält.
Aber um ganz ehrlich zu sein: Eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise gehört mit zu den Soft Skills, die Unternehmen von ihren Mitarbeitern erwarten. Punkt.
Daher ist es Zeit, das strukturierte Arbeiten mal aus seiner dunklen Ecke herauszuholen und ins Rampenlicht zu stellen.
Spot an!
Bedeutung einer strukturierten Arbeitsweise:
Was steckt dahinter?
Bevor ich dir die Frage beantworte, lass uns zunächst erstmal anschauen, wodurch überhaupt eine UNstrukturierte Arbeitsweise entstehen kann:
Überflutung an Informationen
fehlende bzw. nicht funktionierende Ablagesysteme
unzureichende Priorisierung von Aufgaben
Chaos und Unordnung im Außen
zunehmende Komplexität der Aufgaben
unzureichende Arbeitsabläufe
fehlende Klarheit, was das Ziel ist und was dafür konkret getan werden muss
ständig wechselnde Informationen
steigender Zeitdruck, so dass keine ausreichenden Arbeitsgrundlagen geschaffen werden können
und und und …
Die Liste könnte man endlos fortsetzen. Sicher fällt dir spontan auch noch der oder andere Grund ein.
Fakt ist: Es gibt viele Ursachen, die dich verleiten können, in ein unstrukturiertes Arbeiten zu verfallen und - noch schlimmer - dich in dem Zustand auch zu halten.
Unter einer strukturierten Arbeitsweise versteht man hingegen die Fähigkeit Aufgaben, Herausforderungen und Probleme durchdacht, fokussiert und effizient anzugehen.
Mit anderen Worten:
Eine strukturierte Arbeitsweise ist auch die Kunst, aus einem bunten Potpourri zusammengewürfelter Informationen einen harmonischen, geordneten Mosaikteppich zu zaubern.
Vorteile des strukturierten Arbeitens
“Und was habe ich nun davon?” fragst du dich vielleicht.
Genau das:
Du reduzierst deinen Stress im Job.
Du erhöhst deine Effizienz, weil das zeitraubende Wiederfinden von Informationen wegfällt.
Du erhöhst die Verlässlichkeit gegenüber deinen Kolleg:innen, Vorgesetzen und Kund:innen.
Du leistet deinen Beitrag für eine reibungslosere Zusammenarbeit und bessere Arbeitsatmosphäre in deinem Unternehmen.
Du bist leistungsfähiger.
Die Qualität deiner Arbeitsergebnisse verbessert sich.
Du erreichst schneller Fortschritte und wohlmöglich sogar deine beruflichen Ziele, weil du dich auf das Wesentliche konzentrierst.
Kurzum: Es unterstützt dein fokussiertes Arbeiten.
Informationsüberflutung: Der Förderer für unstrukturiertes Arbeiten
In einer Dauerbeschallung werden wir in unserem beruflichen Alltag ständig mit Informationen überflutet. So prasselt die schiere Datenmasse häufig unsortiert und vorallem ungefiltert auf uns ein.
Es ist fast unmöglich, das Konsumieren auf null zu schalten. Denn wir konsumieren permanent auf bewusster und noch mehr auf unbewusster Ebene. Ob wir wollen oder nicht.
Aus wild zusammengewürfelten Informationen im Außen werden wild zusammengewürfelte Gedanken in unserem Kopf. Die widerum verstellen uns häufig den Blick auf das Wesentliche. Sie führen schnell zu einem Gedanken-Wirrwarr und lassen unseren Fokus wie ein Flummi von einem Thema zum anderen Thema springen.
Tatsache ist: In diesen Momenten sind wir anfälliger uns zu verzetteln.
Es gibt natürlich Naturtalente, die können bei einem Orkan an diffusen Informationen blitzschnell die Spreu vom Weizen trennen und bleiben ohne ein Zucken in der produktiven Spur. Auf sie mag vielleicht auch das Sprichwort “Nur das Genie beherrscht das Chaos.” zutreffen. Aber um ehrlich zu sein: Das ist nur einem kleineren Prozentsatz an Menschen vergönnt.
Ein weitaus größerer Teil benötigt äußere Ordnung und Ruhe, um innere Ordnung und Fokussierung zu schaffen.
Deshalb gleich aufgeben? No way.
Strukturiertes Arbeiten kann man lernen. Und das nicht nur als Schulkind.
Auch als Erwachsener können wir uns Methoden aneignen, hilfreiche Strukturen aufzubauen und sie zu pflegen.
Ergebnis: Ein strukturiertes, effizienteres und vor allem zufriedeneres Arbeiten im Job.
Wie kann ich eine strukturierte Arbeitsweise lernen?
Die Wahrheit ist: Indem du im ersten Schritt erstmal für dich glasklar erkennst, in welchen Bereichen du dir mehr Struktur wünschst, was dir die neue Struktur wert ist und wie sie dir zukünftig nützen kann.
Hoppla. Du wunderst dich jetzt, warum ich dir jetzt nicht gleich 101 Methoden vorstelle, damit du sofort loslegen kannst?
Ganz einfach: Du kannst alles erlernen. Ob du aber am Ende das Erlernte auch konsequent umsetzt, hängt weniger von den Methoden ab.
Es hängt vielmehr von den Antworten ab, die du dir auf diese Fragen gibst:
Wie wichtig ist dir diese Veränderung?
Wie bereit bist du, das Erlernte auch in deinem Alltag anzuwenden?
Nur so hast du die Chance, eine wirklich nachhaltige Veränderung für dich und deinen Job zu schaffen.
So gehst du vor, um strukturierter zu arbeiten:
1. Schritt:
Erkenne deine unstrukturierten Schmerzpunkte.
In welchen Bereichen merkst du, dass du unstrukturiert arbeitest?
Ist es deine Dokumentenablage, die aussieht wie Kraut & Rüben?
Oder sind es deine E-Mails, bei denen du weder Anfang noch Ende siehst?
Oder beobachtest du es bei deinen Aufgaben, bei denen du dich häufig verzettelst?
Oder sind es deine Gedanken, die dir kreuz und quer durch deinen Kopf schießen und für ein gedankliches Chaos sorgen?
Oder ist es deine Zeit, die du deiner Meinung nach ineffizient nutzt?
Oder ist der Anblick deines Schreibtisches, der es dir immer vor Augen führt?
Oder merkst du es an etwas ganz anderem?
Oftmals ist eine Mischung von vielem.
Um ehrlich zu sein: An allen Fronten gleichzeitig für mehr Struktur & Ordnung zu sorgen, macht wenig Sinn.
Denn du bewirkst dann nur das komplette Gegenteil. Du verzettelst dich und bist über kurz oder lang unmotiviert weiterzumachen.
Zerlege deshalb deinen Weg der Veränderung in gehbare Schritte und gehe einen Schritt nach dem anderen.
Das Geheimnis dahinter:
Lieber viele kleine Schritte sich vorzunehmen als wenige große.
“Der kürzeste Weg, um vieles zu erledigen, ist immer nur eine Sache zu machen”
Mit anderen Worten:
Wenn du mehrere unstrukturierte Bereiche für dich identifiziert hast, finde heraus, wo dein Schmerzpunkt am größten ist und konzentriere dich erstmal nur auf den.
Wie du das machst, verrate ich dir im nächsten Schritt:
2. Schritt:
Priorisiere deine unstrukturierten Schmerzpunkte.
Welcher der Bereiche, die du bei Schritt 1 für dich erkannt hast, hätte den allergrößten Hebel für deine Zufriedenheit?
Mein Tipp:
Wiege die Punkte gegeneinander ab und du findest schnell deine Prio 1.
zum Beispiel:
Was ist dir wichtiger: Ein ordentlicher Schreibtisch oder mehr Struktur bei deinen Mails? Mehr Struktur bei deinen Mails oder bei deinen Aufgaben?
usw.
Du hast dein Master-of-”Desaster”-Schmerzpunkt identifiziert?
Perfekt! Dann auf zum nächsten Schritt.
3. Schritt:
Attacke :)
Jetzt heißt es in die Umsetzung kommen.
Aber bevor du loslegst, noch mal kurz zur Erinnerung:
Zerlege deinen Weg der Veränderung in gehbare Schritte und gehe einen Schritt nach dem anderen.
Ergo: Bitte fokussiere dich erstmal nur auf deinen Prio 1-Bereich, den du bei Schritt 2 identifiziert hast!
Die anderen Bereiche folgen später. Dabei bestimmt die Priorisierung aus dem vorherigen Schritt die Reihenfolge, wie du die unstrukturierten Bereiche - natürlich step by step - angehst.
Mit diesen Methoden schaffst du dir deine Grundlagen, um aus einem unstrukturierten Arbeiten ein strukturiertes Arbeiten zu machen:
Welche Methoden gibt es für strukturiertes Arbeiten?
#1 - Chaos historisch gewachsen:
Deine Dokumenten- / Dateienablage.
Betrachte deine aktuelle Dokumenten- bzw. Dateienstruktur und schreibe auf, was dich an ihr genau stört. Leite ab, welche Kriterien deine Wunsch-Ablage haben müsste.
Bevor du dich der Mammutaufgabe stellst, gleich für alle Dokumente ein neues strukturiertes Zuhause zu finden, gehe die Sache lieber kleiner an:
Schnappe dir erstmal nur eine überschaubare Gruppe an Dokumenten bzw. Dateien.
Überlege dir nur für diese Gruppe eine eigene Ordner-Struktur. Zieh dir dafür die Liste mit den Kritierien deiner Wunsch-Ablage zurate.
Dein Mantra für die neue Ablagestruktur: Keep it simple and stupid. (KISS-Prinzip)
D.h. halte es einfach und verkompliziere es nicht unnötig.
Achte darauf, dass deine Ordner sowie Dateien eine eindeutige Benennung haben. So kannst du sie viel leichter wiederfinden.
Mein Tipp, um Ordnung zu halten:
Alles, was du dir beim ersten Mal anschaust bzw. in der Hand hast, legst du anschließend ohne Umwege gleich direkt an seinen richtigen Platz bzw. in den entsprechend Ordner.
Mit anderen Worten: Die Devise Anschauen-und-irgendwo-ablegen gehört nun der Vergangenheit an! ;)
#2 - Chaos im Sekundentakt:
Deine Zeit.
Priorisiere deine Zeit - deine Arbeitszeit, deine Pausenzeit und deine Freizeit.
Deine Zeitplanung beginnt in deinem Kalender: Trage im Kalender ein, wann dein Arbeitstag beginnt, wann er enden soll und für wann du deine Pause planst. Behandle deine Pausen und deinen Feierabend ebenfalls als feste Termine.
Plane dir für die Erledigung jeder Aufgabe ein festes Zeitfenster in deinem Kalender ein. Und benenne den Zeitslot eindeutig und zielorientiert.
anstatt “Präsentation” lieber “Präsentation X fertigstellen”
anstatt “Vorbereitung” lieber “Kundentermin Y vorbereiten”
anstatt “Telefonate” lieber “Telefonat mit Z”
Das hilft dir, deine verfügbare Zeit effizienter zu nutzen. Und deine Arbeitszeit nicht mit der Frage zu vergeuden: “Was wollte ich jetzt noch mal machen?!”
Du wirst von Meetingeinladungen nur so überschüttet? Frage die Einladenen, wie notwendig deine Teilnahme ist und wiege gemäß der Priorität deiner Aufgaben und verfügbaren Arbeitszeit ab, ob du teilnehmen kannst.
Mach deine Fokuszeiten zur heiligen Zeit. D.h. reduziere mögliche Störungen und Ablenkungen von außen.
Stelle dein Handy auf lautlos.
Lege dein Handy weiter als eine Armlänge von dir weg. So baust du eine Hürde auf und zwingst dich aufstehen zu müssen, um danach zu greifen. Faulheit ist meistens stärker als Neugierde ;).
Schließe deine Bürotür und bitte deine Kolleg:innen, dich nur in sehr dringenden Angelegenheiten zu stören.
#3 - Chaos im Posteingang:
Dein E-Mail Postfach.
Schreibe E-Mails mit einem klaren, eindeutigen Betreff. Das erhöht die Wiederauffindbarkeit deiner Mails ungemein. Gleichzeitig wird dir dein Empfänger auch dafür dankbar sein.
Faustregel: neuer Kontext = neue E-Mail
D.h. verwende nicht vergangene Mails, um dem Empfänger Informationen zu anderen Fragestellungen bzw. Sachverhalten zuzuschicken. Das verwirrt nicht nur den Empfänger. Sondern es sorgt auch dafür, dass du in deinen eigenen Mails nicht mehr durchblickst und nicht sofort am Betreff erkennst, um was es in der Mail eigentlich ging. Klingt logisch! Oder?
Bei der ersten Sichtung deiner Mails entscheidest du bereits, was du tust:
sofort löschen
sofort ablegen
sofort weiterleiten
Bearbeitungszeit < 5 min: No excuses. Diese Mails bearbeitest du sofort.
Bearbeitungszeit > 5 min: Einplanen, wann du sie erledigen wirst.
Achtung !!!: Es gibt nur diese 5 Varianten und keine 6. wie z.B. “Entscheide ich später …”
Überlege dir eine sinnvolle Ordner-Struktur für dein E-Mail-Postfach, um eingegangene Mails direkt ablegen und vor allem auch zügig wiederfinden zu können.
#4 - Chaos auf Post-Its:
Deine Aufgabenlisten.
Sammele deine Aufgaben an nur einer Stelle: analog oder besser noch digital.
Priorisiere deine Aufgaben, z.B. nach dem Eisenhower Prinzip in
dringende und wichtige Aufgaben —> A-Aufgaben
wichtige, aber nicht dringende Aufgaben —> B-Aufgaben
dringende, aber nicht wichtige Aufgaben —> C-Aufgaben
nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben —> D-Aufgaben
Gehe die Aufgaben entsprechend ihrer Priorisierung an:
A-Aufgaben: sofort/zeitnah erledigen
B-Aufgaben: Erledigung planen
C-Aufgaben: deligieren
D-Aufgaben: ignorieren
Unterscheide in To-Do-Listen und Tagespläne.
Die To-Do-Liste ist das Sammelbecken all deiner Aufgaben mit Fälligkeitstermin und Priorität.
Der Tagesplan leitet sich aus deiner To-Do-Liste ab und enthält nur die Aufgaben, die du heute angehen möchtest.
Idealerweise erstellst du einen Tagesplan für den nächsten Tag zum Ende eines jeden Arbeitstages. So kannst du am nächsten Morgen, ohne deine To-Do-Listen lange zu durchforsten, direkt mit der produktiven Arbeit loslegen.
#5 - Chaos zwischen den Ohren:
Deine vielen Gedanken im Kopf.
Gewöhne dir an, dir alles aufzuschreiben, was dich beschäftigt: Deine Gedanken. Deine Ideen. Deine Aufgaben. Deine Sorgen.
Du wirst merken, dass du durch den Schreibprozess oft schon mehr Klarheit gewinnst, deine Gedanken beginnen sich zu ordnen und du erzeugst mehr Ruhe in deinem Kopf.
Überlege dir sinnvolle und einfache Strukturen, um deine Gedanken sofort loszuwerden:
Schicke dir z.B. eine Sprachnachricht oder nutze die Diktierfunktion.
Schicke dir eine E-Mail.
Halte Aufgaben gleich direkt in deiner Aufgabenliste fest.
Nutze Journaling, um deinen Erfolgen und Sorgen ein schriftliches Zuhause zu geben.
Oder etwas ganz anderes, was zu dir passt.
Im ersten Moment klingt das vielleicht nach mehr Arbeit. Du wirst aber schnell feststellen: Je mehr du schriftlich festhältst, umso weniger ist dein Kopf gefordert und deine Gedanken werden ruhiger. Gleichzeitig schaffst du dir eine wichtige Voraussetzung, um fokussierter arbeiten zu können.
Gönne deinem Kopf regelmäßig Pausen.
z.B. mit einer kurzen Meditation oder Atemübungen. Mit ruhiger Musik auf den Ohren. Oder mit einem Spaziergang in der Pause, während du deine Umwelt beobachtest.
#6 - Chaos auf vier Beinen:
Dein Schreibtisch.
Mach eine Hauruck-Aktion und knöpfe dir deinen Schreibtisch vor.
Mach deine Lieblingsmusik an, schnapp dir einen Papierkorb und stelle dir einen Timer (z.B. auf 30 min).
3 - 2 - 1 … Los geht’s:
Befreie deinen Schreibtisch von den Gegenständen und sortiere sie dabei nach …
Müll —> Sofort weg damit!
Arbeitsutensilien, die du jeden Tag brauchst —> Parke sie an der Seite.
Arbeitsutensilien, die du ab und zu benötigst —> Verstaue sie in deinen Schubladen und Schränken - in der Nähe deines Arbeitsplatzes.
Dokumente, die abgelegt werden sollten —> Folge den Tipps zu Chaos-Punkt #1 “Deine Dokumenten- und Dateiablage”.
Sonstiges (z.B. Geschirr, Nervennahrung) —> Wegräumen.
Nutze die Chance, und gönne deinem freien Schreibtisch eine Streicheleinheit mit einem nassen Lappen. :)
Die Arbeitsuntensilien, die du definitiv jeden Tag benötigst, kommen zurück auf deinen Schreibtisch. Sonst nichts.
Faustregel: Weniger ist mehr. Mehr Übersichtlichkeit.Deine neue Routine:
Plane dir zum Ende eines jeden Arbeitstages 10 min ein, um deinen Schreibtisch startklar für den nächsten Morgen zu machen.
Mein Tipp:
Trage dir diese 10 min direkt in deinen Kalender als Serientermin ein. So gehört diese Routine bereits fest zu deinem Arbeitstag.
“Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.”
Fazit:
Das Erfolgsprinzip für strukturiertes Arbeiten.
Wenn du bis hierher gekommen bist und die Punkte Schritt für Schritt umgesetzt hast, solltest du deinen Erfolg jetzt unbedingt erstmal genießen.
Denn du hast nicht nur einen ersten wichtigen Meilenstein Richtung eines strukturierten Arbeiten gesetzt.
Sondern: Du hast die Erfolgsformel für strukturiertes Arbeiten bereits für dich genutzt.
Das Erfolgsprinzip für strukturiertes Arbeiten besteht aus 5 Bausteinen.
Erkennen.
Verstehen.
Priorisieren.
Einplanen.
Erledigen.
Noch 3 wichtige Gedanken zum Abschluss:
Strukturen und Ordnung schaffen, bedeutet Raum zu schaffen.
Legst du deine Unterlagen und Dateien strukturiert und sortiert ab, schaffst du freien Raum.
Wenn du deine Gedanken schriftlich festhältst, schenkst du dir freien Raum im Kopf. (z.B. eine Idee für eine Präsentation in der nächsten Woche oder die eine Mail, die du morgen unbedingt verschicken willst).
Bearbeitest du deine E-Mails gleich bei der ersten Sichtung, wirst du mit weniger unbearbeiteten Mails und mehr Platz in deiner Inbox belohnt.
Äußere Ordnung schafft innere Ordnung.
Und innere Ordnung unterstützt äußere Ordnung.
Das Gemeine ist, dass Unordnung und Chaos nicht nur im Außen oder nur im Inneren herrschen kann.
Sondern: Häufig hat man an beiden Fronten zu tun. Denn sie beeinflussen sich gegenseitig.
Sei dir dessen bewusst, und versuche beiden Bereichen immer ausreichend Aufmerksamkeit zu schenken.
Baue dir Strukturen auf, die zu dir passen.
Vielleicht hat dir der Blogartikel bereits Ideen gegeben oder du lässt dich in deinem Arbeitsumfeld inspirieren.
Wichtig: Sei neugierig und offen, mal neue Wege auszuprobieren. Höre gleichzeitig auch auf deinen Bauch, ob du dich damit wohlfühlst.
Denn Ordnungsstrukturen funktionieren nur, wenn man sie lebt & liebt und wenn sie eine Bereicherung für einen darstellen.
Gib deiner neuen Arbeitsweise eine Chance und versuche sie mal 3-4 Wochen durchzuhalten. Bewerte dann, ob sie bereits passend ist oder ob du sie noch mal optimieren möchtest.
So baust du dir eine Routine auf, die dich langfristig dabei unterstützt strukturierter zu arbeiten.
Wenn du nun bereits mit den Hufen scharrst und schneller in ein strukturierteres Arbeiten kommen möchtest, ist vielleicht ein 1:1 Coaching genau das Richtige für dich.
In meinen Fokus-Coachings begleite ich dich individuell und auf deine berufliche Situation abgestimmt, damit strukturiertes Arbeiten keine blasse Theorie, sondern deine tägliche Realität und Arbeitspraxis wird.
Du bist neugierig geworden?
Hi, ich bin Anja Körner.
Fokus- & Struktur-Coach.
Ich unterstütze Fach- & Führungskräfte ihr Zeitmanagement zu verbessern und sich eine strukturierte Arbeitsweise aufzubauen, damit auch das Prokrastinieren im Job endlich wieder der Vergangenheit angehört.