9 Zeitdiebe: Wie du sie erkennst und endlich stoppst.
Das erwartet dich in diesem Blogartikel:
Ich gebe zu: Ich gehöre sicher zu den wenigen Menschen, die von Michael Ende’s Roman “Momo” nicht so gefesselt waren. Aber eine Sache ist mir seit meiner Kindheit im Gedächtnis geblieben: die Zeitdiebe.
Als Kind konnte ich mit Zeitdieben herzlich wenig angefangen. Aber als Erwachsener kann ich Momo’s Kampf gegen die übermächtigen Zeitdiebe, sehr gut nachvollziehen und nachfühlen. Denn sie begegnen uns in unserem beruflichen Alltag in allen Formen und Farben.
Was sind Zeitdiebe?
Zeitdiebe und Zeitfresser sind kleinere oder größere Gegebenheiten, die deinen Arbeitsalltag queren und dir klammheimlich deine Arbeitszeit stehlen. Es können Ereignisse, Dinge aber auch Personen sein.
Sie kokettieren entweder mit nur schwer widerstehbaren Unterhaltungsreizen. Oder sie wecken deine Neugier. Oder sie sprechen deine sensibelsten Punkte an, wie z.B. den starken Drang, anderen helfen zu wollen oder ständig verfügbar zu sein.
Dabei können wir zwei Arten von Zeitdieben unterscheiden:
Äußere Zeitdiebe:
Das sind die Zeitdiebe, die um dich herum lauern. Sie treten häufig ungeplant in Erscheinung und haben das Talent, den Ablauf deines Arbeitstages empfindlich zu stören. Sie zwingen dich, deine Tätigkeit zu unterbrechen und deinen Fokus auf etwas anderes zu richten. Nämlich auf sie!
Typische Vertreter äußerer Zeitdiebe sind z.B.:
Ablenkungen und Unterbrechungen durch Personen oder Ereignisse (z.B. Telefonanrufe, ein spontaner Besuch eines/r Kolleg:in)
spontane Termine
Chaos und Unordnung
technische Ausfälle (z.B. Internetstörungen)
Innere Zeitdiebe:
Bei inneren Zeitdieben handelt es sich meistens um innere Überzeugungen. Sie treiben entweder alleine schon ihr Unwesen. Oder sie bieten äußeren Zeitdieben einen perfekten Wohlfühlort, um sich niederzulassen.
Zu den typischen Beispielen innerer Zeitdiebe zählen:
Perfektionismus
nicht “Nein” sagen zu können
Hilfsbereitschaft mit dem übermäßigen Wunsch, andere unterstützen zu wollen
eigene Aufgaben und Ziele nicht ausreichend zu vertreten
Neugier und das Gefühl, etwas zu passen (FOMO = “Fear of missing out”)
Fakt ist: Innere und äußere Zeitdiebe hängen sehr stark miteinander zusammen. Innere Zeitdiebe ebnen häufig den Boden, damit ein äußerer Reiz leicht andocken kann.
Was ist der Domino-Effekt bei Ablenkungen?
Ablenkungen und Unterbrechungen jeglicher Art sorgen dafür, dass häufig eine Kaskade weiterer Ablenkungen angestoßen wird. Auf die Weise entfernst du dich immer weiter von deinen eigentlichen Aufgaben.
Du kennst das:
Du bist tief in deiner Arbeit versunken und dein Handy klingelt. Da du das Handy ja sowieso gerade schon zur Hand hast, checkst du nach dem Telefonat noch “kurz” deine Nachrichten. Bist du damit fertig, navigierst du dich wie in einem Autopilot zu deinem E-Mail-Postfach und checkst da noch “schnell” die Lage … Und schon reiht sich eine Ablenkung an die nächste und du entfernst dich Schritt für Schritt immer weiter von deiner eigentlichen Aufgabe.
Damit dir das nicht passiert:
Setze ein Stopp-Zeichen. Und unterbreche bewusst den Domino-Effekt der Ablenkungen und somit das bisherige Muster.
So können deine Stopp-Zeichen z.B. aussehen:
Nutze einen Timer, um dich nicht zeitlich in deiner ersten Ablenkung (z.B. einem Telefonanruf) zu verlieren.
Mache eine energische Handbewegung, z.B. klatsche in die Hände, und sage dabei laut “Zurück zur Aufgabe!”.
Versuche das mal. Du wirst feststellen, dass das Stopp-Zeichen, welches du körperlich, akustisch und verbal setzt, bereits eine Unterbrechung des Musters bei dir bewirken wird.
Welche Zeitdiebe gibt es im Büro und wie kannst du sie verbannen?
Aus eigener Erfahrung weißt du, dass an jeder Schreibtischkante Zeitdiebe lauern und in unterschiedlichsten Formen erscheinen können.
Zu den häufigsten Zeitdieben in deinem Berufsalltag zählen diese:
Zeitdieb #1
übermäßige Hilfsbereitschaft
Bitte nicht falsch verstehen: Hilfsbereitschaft ist im Berufsleben eine wichtige Kompetenz, um als Team gemeinsam Ziele zu erreichen und sich gegenseitig zu unterstützen.
Hilfsbereitschaft hat aber auch Grenzen. Und eine Grenze fängt genau dort an, wo man dich fragt, Aufgaben von anderen zu übernehmen, während sich der eigene Schreibtisch vor dringenden Aufgaben nur so biegt und du sehenden Auges in den nächsten Terminverzug rauschst.
Probiere stattdessen das:
Bewerte deine eigenen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, und verschaffe dir einen guten Überblick über deine Fälligkeitstermine.
Wäge neue Aufgaben immer gegen die Priorisierungen und Termine der eigenen Aufgaben ab.
Du darfst auch mal “Nein” sagen und auf deine bevorstehenden Abgabetermine verweisen. Das ist absolut okay und keineswegs unkollegial. Sondern absolut verständlich.
Wende dich an deine Führungskraft, wenn du dir bei der Priorisierung deiner Aufgaben unsicher bist.
Zeitdieb #2
Land unter:
Chaos auf dem Schreibtisch
Durcheinander und Zettelwirtschaften auf dem Schreibtisch sorgen dafür, dass du deine kostbare Zeit mehr mit genervten Suchen und - wenn du Glück hast - Wiederfinden verbringst, als mit fokussierten Arbeiten.
Mach lieber das:
Sorge für Struktur und Ordnung auf deinem Schreibtisch, so dass du nur das im Blick hast, was du wirklich benötigst.
Überlege dir ein Ordnungsprinzip, um deine Unterlagen digital und in Papierform strukturiert abzulegen und schnell wiederfinden zu können.
Stelle dir in die unmittelbarer Nähe deines Schreibtischs einen Papierkorb, damit du Unwichtiges sofort entsorgen kannst.
Benefit: Du reduzierst so deinen Stress, schonst deine Nerven und gewinnst mehr Sicherheit, alles im Blick & Griff zu haben.
Zeitdieb #3
unzureichende Prozesse
Nicht selten sind Arbeitsabläufe in Unternehmen kaum oder nur unzureichend beschrieben. Und Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geklärt. Das führt häufig dazu, dass Arbeiten nicht durchgeführt oder redundant gemacht werden.
Wenn Prozesse nicht klar sind, beginnt das große Frage-Antwort-Spiel:
Wer weiß was? Wer hat’s schon mal gemacht? Wer kann sachdienliche Hinweise geben? …
Dieses Frage-Antwort-Spiel - nicht selten quer durch das gesamte Unternehmen - kostet Zeit beim Fragenden und sorgt für Unterbrechungen bei den Befragten.
Mein Tipp:
Um die Effizienz in Unternehmen zu steigern bedarf es einer genauen Klärung von Rollen und Prozessen, um insbesondere bereichsübergreifende Arbeitsabläufe besser abstimmen zu können.
Sprich deinen Vorgesetzten an, welche Prozesse aus deiner Sicht fehlen.
Da selbst kleine Prozesse bereits schon viel bewirken können, versuche bereits Arbeitsabläufe, die nur dein Team betreffen, strukturiert zu dokumentieren.
Zeitdieb #4
verzögerte und fehlende Entscheidungen
Du hast es bestimmt auch schon mal erlebt: Es müssen dringende Entscheidungen getroffen werden. Aber es ist unklar, wer die Entscheidung treffen darf. Vielleicht ist der Entscheidungsverantwortliche auch abwesend oder die Entscheidungsverantwortlichkeiten konzentrieren sich auf einen nur sehr kleinen Personenkreis.
Die Folge:
Engagierte Mitarbeiter, die was schaffen wollen, werden unmotiviert. Arbeitsprozesse werden ineffizient. Das Unternehmen verliert kostbare Zeit und Geld. Die Produktivität im Unternehmen leidet.
Das kann dein Unternehmen tun:
Entscheidungsverantwortlichkeiten in Prozessen und RACI-Matrizen abbilden. Bei der Karrierebibel findest du z.B. hilfreiche Tipps, um eine RACI-Matrix aufzusetzen.
Um in den Abwesenheitszeiten des Entscheidungsverantwortlichkeiten kein Entscheidungsvakuum entstehen lassen, sollten Vertreter benannt werden.
Die Entscheidungskompetenz und das Vertrauen im Unternehmen stärken, und Entscheidungsräume der Mitarbeiter:innen vergrößern.
Zeitdieb #5
Mängel in der internen Kommunikation
Unser Arbeitsalltag lebt davon zu kommunizieren. Entweder zur Weitergabe von Informationen oder zwecks Austausch von Erfahrungen und Sichtweisen.
Im Arbeitsalltag kommt es häufig dazu, dass aufgrund von Zeitdruck nicht ausreichend oder zu spät kommuniziert wird. Oder es wird auf implizites Wissen gesetzt - getreu dem Motto: “Das muss doch klar sein …”.
Ergebnis:
Wertvolles Wissen kommt nicht da an, wo es benötigt wird.
Folge:
Es kommt zu Zeitverzügen in den Arbeitsabläufen, Mehraufwänden, Mehrkosten und auch Mitarbeiterunzufriedenheit.
Versuche das:
Interne Kommunikationsprobleme beseitigt man durch … - richtig! - Kommunikation.
Besprich mit deinem Vorgesetzten, wo du momentan Kommunikationsdefizite siehst und welche Auswirkungen das aus deiner Sicht hat.
Selten ist von Kommunikationsproblemen nur eine Person betroffen. Erarbeite daher mit deinen Kolleg:innen im Team Lösungsansätze, um Kommunikationsprobleme als Zeitfresser zukünftig zu vermeiden.
Zeitdieb #6
ineffiziente und zu viele Meetings
Gerade hatten wir erst das Thema Kommunikationprobleme. Und ja, Kommunikationsprobleme fängt man z.B. mit dem richtigen Kommunizieren in Meetings ab.
Aber nicht jedes Meeting ist zielführend. Entweder es leidet die Effizienz, weil es keine Agenda gibt und die Zeit schnell aus dem Ruder läuft. Oder du stellst deine Meetingteilnahmen per se in Frage und fragst dich, ob du in dem geplanten zweistündigen Meeting wirklich die ganze Zeit anwesend sein musst.
Schon das probiert?
Du bist dir unsicher, was du in dem Meeting sollst? Frage den Einladenen, was von dir in dem Meeting erwartet wird und was deine Aufgabe ist. Häufig stellt sich dann heraus, dass man dich ggf. über den Termin nur in Kenntnis setzen wollte. Lass dich in dem Fall am besten im Nachgang über das Protokoll informieren.
Es wird in dem zweistündigen Meeting eine Entscheidung von dir benötigt? Frage den Einladenen, wann die Entscheidung laut Agenda getroffen werden soll und sage deine Teilnahme für diesen Agendapunkt zu.
Ineffiziente Meetings stoppst du, indem der Meeting-Verantwortliche eine Agenda für die Teilnehmer aufsetzt, das Meeting-Ziel im Vorfeld klar benennt und stark auf Timeboxing setzt.
Zeitdieb #7
zeitintensiver Perfektionismus
Häufig setzen wir uns selber unter einen zu hohen Leistungsdruck. Wir wollen alles perfekt und fehlerfrei machen, ohne Gefahr zu laufen, dass es Kritik oder Kommentare hagelt.
Folge:
Wir verlieren uns in unseren Aufgaben und doktern ewig lange an ihnen herum, während unser Perfektionismus uns fest in den Händen hat.
So geht’s auch:
Begrenze bewusst deine Zeit und setze ganz stark auf Timeboxing. Ist die Zeit, die du dir gesetzt hast, rum, ist auch die Aufgabe für dich abgeschlossen.
Dein neues Motto: Besser done than perfect.
Hole dir bereits bei einem unfertigen Arbeitsstand Feedback ein. So bekommst du ein besseres Gefühl, wann bereits dein Umfeld mit der Fertigstellung zufrieden ist und kannst dir so den inneren Druck nehmen.
Zeitdieb #8
fehlendes Vertrauen in die Arbeit von anderen
Wenn du der Arbeit von anderen nicht ausreichend vertraust, kann sich dies auf zweierlei Wegen zeigen.
Entweder du tust dich schwer, Aufgaben an Kolleg:innen bzw. Mitarbeiter:innen zu delegieren. Oder du investiert einen enormen Mehraufwand, um die delegierten Arbeiten nachträglich zu kontrollieren und aufwändig selber zu korrigieren.
Mach mal das:
Übe dich im Vertrauen und Loslassen von Verantwortlichkeiten, indem du kleinere, weniger wichtige Aufgaben an andere übergibst.
Wenn du bereits Ideen hast bzw. weißt, worauf es bei der Aufgabe wirklich ankommt, teile es deiner Mitarbeiter:in bzw. Kolleg:in im Vorfeld mit.
Gib deiner Kolleg:in bzw. Mitarbeiter:in konstruktives und wertschätzendes Feedback. So hat die Person die Chance, die Korrekturen selber durchzuführen und daraus zu lernen.
Zeitdieb #9
Unterbrechungen und Störungen von außen
Störungen von außen, wie Telefonanrufe oder der Spontanbesuch des/der Kolleg:in, sind ehrlicherweise in unserem Arbeitsalltag nicht komplett zu vermeiden.
Aber die Anzahl von Unterbrechungen sollte so gering wie möglich gehalten werden, um fokussiert arbeiten zu können. Denn mit jeder Unterbrechung - sei sie auch nur so klein - musst du dich wieder erneut in deine Aufgaben reindenken und den Anknüpfungspunkt finden, von dem du dich gerade gelöst hast. Dieser Prozess kostet dich unnötig Energie und Zeit.
So kann aus einer eigentlich 30 minütigen Aufgabe mal locker eine einstündige oder sogar noch länger andauernde Aufgabe werden.
Mein Tipp:
Versuche mit deiner Zeit und Energie behutsamer und verantwortungsvoller umzugehen.
Reserviere dir in deinem Kalender feste Slot für deine Fokuszeit und schließe deine Bürotür für den Zeitraum.
Informiere dein Team und Kolleg:innen und bitte sie, dich nur in sehr dringenden Angelegenheiten zu stören.
Fazit:
“Unterbrechungen sind störend und sollten streng verboten sein.”
Ich befürchte, das wird leider nicht so ganz funktionieren, lieber Edgar.
Du wirst also nicht umhinkommen, dich auch mit deinen täglichen Zeitfressern und Zeitdieben auseinanderzusetzen, wenn du deine Effizienz im Job steigern und gleichzeitig deine Überstunden reduzieren möchtest.
Wenn Momo es geschafft hat, sich gegen die grauen Herren der “Zeitsparkasse” durchzusetzen, schaffst du es sicher als Herr/Frau deines Zeitmanagements, deine Zeiträuber in die richtigen Schranken zu weisen.
Wie dein Zeitmanagement mit Zeitdieben umgehen sollte.
Zeitmanagement ist die Fähigkeit, seine verfügbare Zeit so zu planen und zu steuern, dass sie effizient genutzt werden kann.
Und Zeiträuber haben da überhaupt keinen Platz.
Sie sorgen nur dafür, dass wir uns wie ein Hamster im Rad fühlen und trotz bester Bemühungen, immer wieder zeitlich aus dem Ruder laufen.
Folge diesen 5 Schritten, um deinen Zeitfressern die rote Karte zu zeigen und dein Zeitmanagement zu supporten.
Schritt 1:
Beobachte deinen Arbeitsalltag mal für 3 - 5 Tage ganz kritisch. Und notiere dir akribisch, für was du wie lange brauchst.Schritt 2:
Werte deine Tätigkeiten und Zeiten aus und versuche Zeitfresser zu identifizieren.Schritt 3:
Priorisiere deine Zeitfresser. D.h. welche Tätigkeiten stehlen dir die meiste Zeit.Schritt 4:
Überlege dir Maßnahmen, wie du die Zeitfresser Schritt für Schritt reduzieren kannst.Schritt 5:
Sei achtsam und nimm die zusätzlich gewonnene Zeit bewusst wahr. Belohne dich mit einem Feierabend ohne Überstunden.
Jetzt bist du dran!
Es ist Zeit, deine Zeitdiebe zu entlarven.
Wie schaut es bei dir aus?
Ich wette, dein Gedankenkarussel hat bereits auch schon begonnen, einen typischen Arbeitstag von dir unter die Lupe zu nehmen.
Hast du denn schon deine Zeitdiebe identifiziert?
Wenn nicht: Dann mach doch einfach mal den ZEITDIEBE-Test.
Mit dem ZEITDIEBE-Test erfährst du,
welche Zeitdiebe bei dir regelmäßig am Schreibtisch sitzen und dir deine Arbeitszeit klauen.
was du ab sofort tun kannst, um genau diese Zeitdiebe einzufangen.
Welche Zeiträuber begegnen dir in deinem Berufsalltag am häufigsten?
Teile es gern in den Kommentaren.
Hi, ich bin Anja Körner.
Fokus- & Struktur-Coach.
Ich unterstütze Fach- & Führungskräfte ihr Zeitmanagement zu verbessern und sich eine strukturierte Arbeitsweise aufzubauen, damit auch das Prokrastinieren im Job endlich wieder der Vergangenheit angehört.