Prokrastination überwinden: 10 praktische Tipps für den Job
Du musst noch auf eine Mail antworten.
Dein Gedanke: "Mach ich morgen.”
Das Protokoll von gestern wartet noch darauf, zu Ende geschrieben zu werden.
Deine Reaktion: “Oh, nicht mehr heute. Keine Lust.”
Dein:e Chef:in bittet dich, eine wichtige Aufgabe zu übernehmen.
Deine innere Stimme: “Das packst du nicht.”
Kennst du solche Momente?
Um ehrlich zu sein: Ich, ja.
In meinem Berufsleben habe ich alle drei erlebt. Sogar mehrfach.
Was mir geholfen hat: Das Aufschieben nicht einfach als gegeben hinzunehmen. Sondern sich Strategien zu überlegen, um nicht weniger in den Strudel des Prokrastinierens gezogen zu werden.
Wer sein prokrastinierendes Verhalten überwinden will, dem empfehle ich, sich zunächst erstmal damit auseinanderzusetzen, was Prokrastination bedeutet und sein eigenes Verhalten zu reflektieren.
In diesem Blogartikel erhältst du die Antworten auf folgende Fragen:
Was versteht man unter Prokrastinieren?
Es wird immer Schoko-Aufgaben geben, nach denen wir uns reißen.
Es wird auch immer Aufgaben geben, die uns erschlagen und bei denen wir am liebsten die Flucht ergreifen würden.
Und es wird auch immer Aufgaben geben, die uns einfach nur anöden, auch wenn wir wissen, dass sie wichtig sind.
Bei den letzten beiden Aufgabentypen neigen wir am ehesten zum Aufschieben. Denn evolutionär bedingt geizen wir sehr gern mit unserer Energie.
Frei nach dem Motto: Wir wissen ja nicht, was morgen ist.
Diese Strategien waren vor vielen vielen Jahren enorm wichtig, als das Leben noch nicht so bequem war wie heute. Als es noch keine Lebensmittelgeschäfte mit überfüllten Regalen gab. Als Lieferservice reines Science Fiction war. Und die Realität so aussah, dass man sein Abendbrot mit viel Kraft- und Zeitaufwand selbst erlegen musste.
Von Natur aus streben wir zu den attraktivsten und einfachsten Tätigkeiten, die uns wenig Energie und Zeit rauben. Denn vor allem komplexere und neuartige Aufgaben sind eine Blackbox, was die benötigte Zeit und Energie betrifft. Unsere Reaktion: Aufschieben!
Wieder getreu dem Motto: Spare deine Energie!
In den Modus verfallen wir nicht nur bei unseren alltäglichen Tätigkeiten wie zum Beispiel Bügeln oder Steuererklärung. Auch in unserem Job gibt es diverse Aufgaben und Entscheidungen, bei denen wir uns ertappen, sie auf die lange Bank zu schieben und nicht rechtzeitig anzugehen.
Wenn sich das Aufschieben von Aufgaben und Entscheidungen über einen längeren Zeitraum wiederholt und an Umfang zunimmt, sprechen wir nicht mehr von einer harmlosen Aufschieberitis, sondern von Prokrastination.
In der Psychologie wird die Prokrastination als chronische und auffällige Variante des Aufschiebens beschrieben.
Die Betroffenen befinden sich in einem nach außen hin unsichtbaren Teufelskreis aus Selbstzweifeln, Ängsten und Stress.
Das Prokrastinieren ist das Symptom dieser Emotionen. Schnell kann es von Außenstehenden als Faulheit oder Bummelei missverstanden werden. Die Stigmatisierung verschärft den Leidensdruck der Betroffenen und verstärkt ihr Vermeidungsverhalten umso mehr.
Prokrastination hat zwei Seiten
Im ersten Augenblick wird das Wort Prokrastination nur mit dem Aufschieben des Beginn einer Aufgabe in Verbindung gebracht.
Die Wahrheit ist: Es gibt auch eine andere Seite.
Und zwar mit einer Aufgabe nicht fertigzuwerden.
Wenn man zum Beispiel einen (zu) hohen Anspruch an sich und sein Arbeitsergebnis hat (Stichwort: Perfektionismus). In diesen Fällen wird nicht der Beginn, sondern die Fertigstellung der Aufgabe aufgeschoben.
Warum prokrastiniert man?
Um es auf den Punkt zu bringen:
Prokrastination ist nicht gleich Faulheit!
Das wäre ein bisschen zu simple und ist einfach falsch.
Die Gründe, warum Menschen prokrastinieren und ihre wichtigen Aufgaben und Entscheidungen aufschieben, sind vielschichtiger.
Ängste und wenig Selbstvertrauen
Die Befürchtung, für unser Tun negativ bewertet zu werden oder zu versagen, kann uns in unserem Handeln lähmen. Auch eine Angst, etwas falsch zu machen, kann uns blockieren, unseren Aufgaben nachzugehen.
Die Annahme der Betroffenen: “Bevor ich das Risiko eingehe, Fehler zu machen, mache ich lieber nichts. Dann kann ich wenigstens auch nichts falsch machen.”
schlecht funktionierendes Zeitmanagement
Ein schlechtes Zeitgefühl sowie mangelndes Setzen und Einhalten der Prioritäten führt dazu, dass die Arbeitszeit nicht effizient genutzt wird und Planungsvorhaben selten verlässlich umgesetzt werden.
Das Vertrauen in die eigenen Planungskompetenz ist gering. Dadurch wird immer weniger geplant, sondern eher die Devise gefahren: “Das mache ich spontan oder wenn ich Zeit habe.”
zu große Komplexität der Aufgaben
Vor neuartigen Aufgaben und insbesondere komplexen Aufgaben ziehen wir schneller den Kopf ein. Und uns zurück. Denn die fehlende Erfahrung in der Bewältigung solcher Art von Aufgaben verunsichert uns.
In der Schockstarre des versuchten Verstehens der Aufgabe kommt nicht selten der Reflex des Flüchtens auf. Ohne einen Plan in der Tasche zu haben, wie man diese Aufgabennuss knacken kann, erscheint sie einem unüberwindbar.
Ergebnis: Wir ignorieren sie und schieben die Aufgabe auf.
fehlender Fokus
Zu viele Ablenkungen und zu wenig Struktur erlauben kaum ein fokussiertes Arbeiten. Häufig ist das Verzetteln in den Aufgaben das Resultat eines fehlenden Überblicks über die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben.
Es wird vieles angefangen und kaum etwas zu Ende gebracht. Häufig erlangen in den Momenten unwichtige Dinge die allergrößte Wichtigkeit.
ausbleibende Erfolge
Wir Menschen funktionieren am besten, wenn wir wissen warum und wozu wir etwas zu tun, und wenn die Erfolge sichtbar werden. Sie belohnen uns direkt für unsere Mühe. Je größer die Zeitspanne zwischen Einsatz und Ergebnis ist, umso geringer ist unsere Motivation und unser Ansporn.
Schnell kommt dann in unserem Kopf das Motto auf “Lohnt sich nicht … !”.
Welcher Prokrastinationstyp bin ich?
So unterschiedlich die Gründe für das Prokrastinieren sind, so verschieden können auch die Typen sein, die auftreten können.
Denn jeder Prokrastinationstyp hat sein eigenes typspezifisches Verhalten und Gründe, warum er aufschiebt.
Der perfektionistische Typ überlässt nichts dem Zufall. Und am allerwenigsten der Ergebnisqualität seiner Aufgabe. Diese Prokrastinationstypen sind sehr detailverliebt und dulden aus Angst, dafür kritisiert zu werden, keine Fehler. Ihnen fällt es schwer, mit einer Aufgabe fertigzuwerden und geraten dadurch schnell in den Strudel des Zeitverzugs.
Der gelangweilte Typ tut sich schwer, sich für eine Aufgabe zu motivieren. Häufig sind das Ziel und der Nutzen der Aufgabe sowie die Abhängigkeiten zu anderen Personen nicht klar genug. Mangelndes Interesse tut häufig noch ihr Übriges, weshalb er sich nur schwer motivieren kann, loszulegen.
Dem überforderten Typ sind neuartige und komplexere Aufgaben ein Gräuel. Versagensängste und das unzureichende Ressourcenbewusstsein nagen an seinem Selbstvertrauen. Um die Schmach zu umgehen, als inkompetent entlarvt zu werden, schiebt er Aufgaben und Entscheidungen lieber auf.
Der sprunghafte Typ ist vielseitig interessiert. Und das mit wechselnden Schwerpunkten. Sein Fokus ist dort, wo eine spannende Aufgabe auf ihn wartet, die ihn fordert, ihn interessiert und ihm auch nützt. Routineaufgaben gehören zu den ersten Aufgaben, die von diesem Prokrastinationstyp aufgeschoben werden.
Der es-ist-noch-Zeit-Typ lebt in seiner eigenen Zeitblase. Unrealistische Zeitplanungen und ein schlechtes Zeitgefühl bringen ihn regelmäßig in Zeitverzug seiner Aufgaben. Wenn der Zeitdruck am größten ist, fährt er zu Hochtouren auf. Selbst wenn er es schafft, noch pünktlich fertig zu werden, sind die Arbeitsergebnisse oftmals auch nicht immer zufriedenstellend.
Die Frage, welcher Prokrastination Typ du bist, kannst du dir am einfachsten beantworten, indem du dein prokrastinierendes Verhalten und die Situationen reflektierst.
In welchen Situationen prokrastinierst du am häufigsten?
Was sind die Auslöser dafür?
Bei welchen Aufgaben und Entscheidungen fühlst du dich am meisten blockiert?
Welche Aufgaben und Entscheidungen gehen dir leichter von der Hand?
Wenn du mehr über Prokrastionstypen erfahren möchtest, dann schau mal bei dem Blogartikel Prokrastination im Check: Welcher Typ bist du auf Arbeit? rein.
In dem Blogartikel stelle ich dir 11 Prokrastinationstypen vor, die dir im Job begegnen können. Und ich verrate dir weitere hilfreiche Fragen, die dir helfen herauszufinden, welcher Prokrastinationstyp du bist.
Wie kann man Prokrastination überwinden?
Wenn du den allerersten Schritt gehen möchtest, um deine Prokrastination zu überwinden, schaue dir folgende Tipps an.
Mache sie dir zu nutze und integriere sie in deinen Arbeitsalltag.
10 praktische Tipps, um Prokrastination zu überwinden:
Tipp #1
Lege heute schon fest, was du morgen tun möchtest.
Plane bereits zum Feierabend, was deine Aufgaben und Ziele für den nächsten Tag sind. Schreibe sie in der Reihenfolge auf, wie du sie erledigen willst.
Nutze das Eat-the-frog-Prinzip und plane für den Tagesanfang die wichtigste und schwierigste Aufgabe ein. Dein Vorteil: Das Schlimmste hast du dann bereits schon geschafft und der Erfolg pusht dich durch den restlichen Arbeitstag.
Der Schritt des Verschriftlichen hilft dir, die Aufgaben zu verinnerlichen und sich bereits dafür zu committen.
Vorteil: Am nächsten Morgen vergeudest du keine wertvolle Zeit mehr, um erst ewig zu überlegen, was du machen musst. Sondern legst gleich direkt mit der ersten Aufgabe los.
Tipp #2
Kenne deine Leistungshochs am Tag und nutze sie.
Unser Biorhythmus ist nicht gleich. Jeder hat andere Hochphasen der Produktivität.
Welche sind deine?
Bist du derjenige, der sich gleich morgens am besten konzentrieren kann? Oder ist es der späte Vormittag der Zeitpunkt, an dem es dir am leichtesten fällt, produktiv zu sein?
Egal, welche Uhrzeit es ist, versuche deinen Tagesplan an deinen Leistungshochs auszurichten. So kann dich dein Biorhythmus dabei unterstützen, stärker in die Umsetzung deiner Aufgaben zu kommen.
Tipp #3
Verfalle bei Kleinkram nicht ins Planen, sondern komme ins Tun.
Planung ist das halbe Leben.
Nicht unbedingt. In manchen Fällen, ist es auch nur vertane Zeit. Insbesondere bei der Erledigung von Kleinkram-Aufgaben. (z.B. E-Mail weiterleiten an Kolleg:in, Termineinladungen verschicken)
Aufgaben, die du innerhalb von 5 min erledigen kannst, brauchst du nicht planen. Sondern “nur” noch machen.
Denn der Aufwand, den du für das Planen benötigen würdest, entspricht häufig dem Aufwand der eigentlichen Umsetzung.
Also: Ärmel hochkrempeln und direkt loslegen. Das ist um einiges effizienter.
Tipp #4
Erkenne, warum du prokrastinierst.
Um sich zu verändern, braucht es auch den Moment, um den aktuellen Zustand zu reflektieren.
Zum einen geht es um das Erkennen:
Welcher Prokrastinationstyp bin ich?
Welcher Prokrastinationstyp ist am stärksten bei mir vertreten?
Und zum anderen geht darum zu verstehen, was mich ausbremst, um ins Tun zu kommen. Hilfreiche Fragen dafür findest du auch in dem Blogartikel: Prokrastination im Check: Welcher Typ bist du auf Arbeit?
Tipp #5
Erlaube dir, Fehler zu machen.
Nobody is perfect. Wirklich: Nobody.
Verabschiede dich von deinem Perfektionismus und teste einfach mal, was passiert, wenn du etwas unperfekt abgibst.
Wohlmöglich bekommt noch nicht mal jemand mit, dass es da noch 2 Rechtschreibfehler und dort 3 Formatierungsfehler gab.
Merke:
Fehler sind nichts Negatives, sondern etwas Positives. Denn erst durch sie lernst du dazu und kannst mit deinen Erfahrungen wachsen.
Tipp #6
Mach kleine Schritte.
Und die kontinuierlich.
Es geht nicht darum, die großen Quantensprünge zu erzielen. Das ist Nonsens und absolut unrealistisch.
Es geht darum, step by step in kleinen Schritten eine Veränderung zu bewirken und sich eine Routine aufzubauen, die einen hilft, weniger in das Prokrastinieren zu verfallen.
Mit anderen Worten:
Die kleinen Schritte werden für dich in Summe am Ende eine große Veränderung ausmachen.
Tipp #7
Sei geduldig mit dir.
Bedenke: Du befindest dich auf dem Weg, um dir neue Routinen und Verhaltensweisen anzueignen. Das ist ein Lernprozess.
Wie oft bist als Baby hingefallen, als du gelernt hast zu laufen. 10? 50? 100 mal?
Das war eine spannende Zeit voller Stolz, Neugierde, Achsamkeit und sicher auch Frust, wenn es mal nicht so lief. Aber auch das gehörte zum Laufen lernen mit dazu.
Du befindest dich nun ebenfalls wieder in einem Lernprozess. Sei daher nachsichtig und geduldig mit dir. Dein Erfolg zeigt sich schleichend. Gib ihm Zeit zu wachsen und sichtbar zu werden.
Tipp #8
Ziehe ein Tagesfazit mit deinen Erfolgen.
Es geht nicht nur allein darum, ins Tun zu kommen. Sondern es geht auch darum, dass du deine (kleinen) Fortschritte und Erfolge siehst.
Ziehe zum Feierabend ein Resumee, was du geschafft hast und was du vielleicht noch nicht geschafft hast. Überlege, was du am nächsten Tag noch verändern könntest, um einen weiteren Erfolg zu zielen.
Sei achtsam und versuche auch die versteckten Erfolge ausfindig zu machen.
Zum Beispiel, wenn du feststellst, dass du eine kleine Veränderung schon so verinnerlicht hast, dass du sie nicht mehr bewusst wahrnimmst. Das ist super!
Tipp #9
Belohne dich für deine Tageserfolge
Erfolge dürfen und sollten gefeiert werden. Warte nicht darauf, dass andere dich für deine Leistung anerkennen. Mach es selber. Wenn du es nicht machst, macht es auch kein anderer.
Auf was hast du in letzter Zeit verzichten müssen und würdest du gern mal wieder machen? Ist es eine:n Freund:in treffen? Deine Lieblingsserie schauen? Eine Massage gönnen?
Lege deine Belohnung am besten bereits mit deiner Wochenplanung fest.
Wichtig: Knüpfe sie an realistisch zu erreichende Ziele! So ist sie dein Ansporn und deine Möhre vor der Nase, die du am Wochenende voller Stolz verputzen kannst.
Tipp #10
Dein Gamechanger: Eine positive Denkweise
Was du denkst, bestimmt dein Gefühle.
Was du fühlst, bestimmt dein Handeln.
Wie du handelst, bestimmt deine Arbeitsergebnisse.
Kurz gesagt:
Was du über dich denkst, bestimmt, was du am Ende geschafft hast.
Wandele daher deine negativen Glaubenssätze in positive Überzeugungen um. Sage lieber “Ich traue es mir zu.” anstatt “Ich kann es nicht.”. Oder “Ich lerne dazu.” anstelle “Ich werde versagen.”
“A year from now you may wish you had started today.”
Fazit:
Prokrastination überwinden geht nur über das Verstehen & Reflektieren
Wer etwas verändern will, muss erst verstehen.
Wer etwas verstehen will, muss erst reflektieren.
Und wer Veränderung möchte, muss ins Tun kommen.
Damit es dir leichter fällt, dass Prokrastinieren auf Arbeit zu überwinden, sind hier die Tipps noch mal knackig zusammengefasst:
Jetzt bin ich gespannt:
Was hilft dir im Job am meisten, um bei deinen Aufgaben weniger zu prokrastinieren?
Hi, ich bin Anja Körner.
Fokus- & Struktur-Coach.
Ich unterstütze Fach- & Führungskräfte ihr Zeitmanagement zu verbessern und sich eine strukturierte Arbeitsweise aufzubauen, damit auch das Prokrastinieren im Job endlich wieder der Vergangenheit angehört.